노션 데이터베이스 기초편! (속성, 뷰, 필터, 정렬 활용하기)

노션 데이터베이스 사용법을 쉽게 설명합니다. 노션을 만능 툴로 만들어주는 것은 바로 이 ‘데이터베이스' 때문이라고 해도 과언이 아닙니다.

 

이 글에서는 데이터베이스가 무엇인지, 어떻게 활용해야할지 차근차근 설명해보도록 하겠습니다. 참고해서 본인의 필요에 맞게 데이터베이스를 사용해보시기 바랍니다.

1. 데이터베이스란?

 

데이터베이스는 '검색과 저장을 용이하게 할 수 있도록 정리된 정보의 모임'이라는 의미를 가집니다.

 

 

정리되지 않은 정보는 분류할 수 없고, 필요할 때 필요한 정보를 찾기 어렵습니다. 따라서 데이터베이스는 저장할만한 정보를 잘 분류해서 저장한 정보라고 할 수 있습니다.

2. 노션 데이터베이스의 활용 방법

 

노션에서 데이터베이스 기능을 활용하는 방법은 크게 다음과 같습니다.

 

• 데이터를 속성에 따라 분류하고, 다양한 형식으로 시각화할 수 있습니다.
• 다른 데이터베이스와 서로 연동하거나 수식 등에 이용할 수 있습니다.

 

노션에서 데이터베이스를 활용하면 정말 다양한 일을 할 수 있습니다. 하지만 초보자 입장에서는 어려울 수 있습니다.

 

오늘은 데이터베이스 첫시간이니까, 첫 번째에 해당하는 ‘데이터를 속성에 따라 분류하고, 여러 가지 형식으로 시각화'하는 방법에 대해 설명하도록 하겠습니다.

 

이를 위해서 데이터베이스 이용에 가장 기본적이면서도 필수적인 ‘속성’과 ‘뷰’에 대해서 먼저 알아봅시다.

3. 속성 이해하기

 

속성 (property)은 정보를 분류하는 일종의 라벨입니다. 표에서 '각 항목의 제목'에 해당한다고 생각하면 이해가 쉽습니다.

 

출처 노션

 

예를 들어, ‘독서 목록’이라는 데이터베이스가 있다면 속성은 '카테고리', '별점', '읽은 날짜' 등으로 분류할 수 있을 것입니다.

 

속성은 그 성격에 따라 적절한 이름과 유형을 선택할 수 있습니다.

 

노션에서 제공하는 속성에는 다음과 같은 유형들이 있습니다.

 

 

• 텍스트 : 문자열입니다.
• 숫자 : 숫자입니다. 화폐 등 여러 종류가 있습니다.
• 선택 : 한 가지 선택(라벨)을 할 수 있습니다.
• 다중 선택 : 복수의 선택(라벨)을 할 수 있습니다.
• 날짜 : 날짜를 다양한 방식으로 표시합니다.
• 사람 : 담당자 등을 부여할 수 있습니다.
• 파일과 미디어 : 파일이나 미디어를 첨부합니다.
• 체크박스 : 할 일이나 상태를 체크할 수 있습니다.
• URL : 인터넷 웹 주소를 적어둘 수 있습니다.
• 이메일 : 메일 주소를 적어둘 수 있습니다.
• 전화번호 : 전화번호를 적어둘 수 있습니다.
• 수식, 관계형, 롤업 등 : 이번 편에서는 설명하지 않겠습니다.

 

속성을 이용하면 별점이 높은 순서로 데이터를 정렬하거나, 소설 카테고리의 책만 필터링해서 표시하는 등 필요한 정보를 편리하게 찾아낼 수 있습니다.

 

 

▲ 속성을 새로 만들려면 페이지의 상단 우측에 있는 + 버튼을 누르고 이름과 유형을 설정합니다. 기존의 속성을 편집하려면 수정하려는 속성을 누르고, 속성 편집을 누릅니다.

 

4. 뷰 이해하기

 

뷰 (view)는 데이터베이스를 표현하는 방식입니다.

 

출처 노션

 

한 번만 데이터를 입력하면, 위와 같이 간단하게 여러 가지 보기 방식으로 볼 수 있습니다. 복잡한 함수 같은 것이 필요 없습니다!

 

 

노션에서는 다음과 같이 6가지의 표현 방법(뷰)을 제공하고 있습니다.

 

 

• 표 : 모든 뷰의 기반입니다. 데이터 입력 시 편리합니다.
• 보드 : 칸반 보드라고도 하며, Trello에 가까운 형식입니다.
• 갤러리 : 이미지를 카드 형식으로 표시하는 형식입니다.
• 리스트 : 페이지가 목록으로 나열된 간단한 형식입니다.
• 타임라인 : 간트 차트라고도 합니다. 시간별 일정입니다.
• 캘린더 : 달력을 보여줍니다. 스케줄 관리에 편리합니다.

 

뷰를 이용하면 정보의 성격 또는 개인의 취향에 따라, 정보를 표시하는 방식을 선택할 수 있습니다.

 

 

▲ ‘+ 보기 추가'를 눌러 새로운 뷰를 추가하거나, 기존 뷰를 클릭해서 나오는 메뉴에서 ‘보기 편집'을 눌러 뷰를 변경할 수 있습니다. 

5. 노션 데이터베이스 만들기

 

그럼 이제 데이터베이스를 만들어봅시다. 데이터베이스를 만드는 방법에는 두 가지가 있습니다.

 

1. 풀페이지 : 새 페이지에서 데이터베이스의 기본 뷰 선택해서 생성
2. 인라인 : 슬래시(/) 명령이나 + 버튼을 눌러서 데이터베이스 생성

 

a. 풀페이지로 만들기

 

먼저 첫번째 방법인 풀페이지로 데이터베이스를 만들어보겠습니다.

 

 

▲ 새 페이지를 만들고, 데이터베이스 뷰를 선택합니다. 기존 데이터베이스를 선택하거나, 새 데이터베이스 생성을 누릅니다.

 

 

▲ 이 방법을 이용하면 페이지 전체가 데이터베이스 영역이 되어, 해당 페이지에 바로 다른 텍스트나 표 등을 삽입할 수 없습니다.

 

 

▲ 다른 페이지를 만들어서, 슬래시 명령을 통해 다시 데이터베이스 보기를 삽입하면 되지만 번거롭습니다.

 

 

 

b. 인라인으로 만들기

 

이번에는 두번째 방법인 인라인으로 데이터베이스를 만들어보겠습니다.

 

 

▲새 페이지를 만들고, 빈 페이지를 선택합니다. 슬래시(/)를 타이핑하고 나오는 메뉴를 스크롤하여 '데이터베이스 - 인라인'을 선택합니다.

 

 

▲ 인라인 방식으로 데이터베이스를 만들면, 위나 아래에 다른 데이터베이스를 삽입하거나 메모 등을 할 수 있습니다.

 

 

저는 개인적으로 두 번째 방법을 선호합니다. 인라인 방식은 데이터베이스를 처음부터 페이지의 일부로 삽입할 수 있기 때문입니다.

6. 속성, 필터, 정렬 활용하기

 

지금까지 노션 데이터베이스를 이해하는데 도움이 되셨나요? 

 

그럼 지금부터 속성, 필터, 정렬 이 3가지를 이용해서 데이터베이스를 최대한 활용해보도록 하겠습니다.

 

이 세 가지를 이용하면, 어떤 뷰에서든 정보의 '가독성'과 '검색 편의성'을 한꺼번에 높일 수 있습니다.

 

 

a. 속성 활용

 

속성 중에서 표시할 필요가 없는 속성을 숨기거나, 다시 표시할 수 있습니다.

 

 

▲ 숨기고 싶은 속성을 클릭해서 숨길 수 있습니다. 상단 우측의 점세개를 통해 전체 속성을 편집하거나 새로 만들 수 있습니다.

b. 필터 활용

 

필터는 속성에 입력한 데이터를 기반으로 정보를 선택적으로 걸러내는 것을 말합니다. 날짜 범위를 구분하거나 카테고리로 좁히거나 다양한 필터를 적용할 수 있습니다.

 

 

▲ 체크박스를 예로 들면, 체크된 항목만 필터링해서 표에 표시할 수 있습니다.

c. 정렬 활용

 

속성에 입력한 정보를 기초로 오름차순·내림차순으로 정렬할 수 있습니다.

 

▲ 별점이 높은 순서로 표를 정렬할 수 있습니다.

 

 

 

이런 식으로 데이터베이스에서 속성, 필터, 정렬을 이용하면 필요한 정보에 바로 접근할 수 있으므로 매우 유용합니다.

 

이것이 데이터베이스의 기본 메커니즘이며, 이 글의 내용만 알아도 충분히 활용도가 높을 것입니다. 더 자세한 내용은 노션 데이터베이스 공식 가이드 페이지를 참고하시면 되겠습니다.

 

또한 노션을 처음 사용하는 분들을 위해 차례로 가이드를 작성해두었으니, 글 아래 '노션' 태그를 클릭하시거나 아래 글부터 정주행 하시면 도움이 되실 것입니다.

 

노션 사용법의 기본 (메모, 칸반보드, 테이블, 팀 위키 만들기)

 

다음 편에서는 노션을 더욱 똑똑하게 사용할 수 있는 고급 데이터베이스와 수식에 대해 알아보도록 하겠습니다.

이상으로 노션 데이터베이스의 기초적인 부분에 대해서 정리해보았습니다. 읽어주셔서 감사합니다.